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ビザ申請に理由書は絶対に必要なの?

ビザの申請において、重要な書類の一つに「理由書」があります。なぜビザ申請をするのかという理由を詳細に書いたものです。

一方で、ビザ申請の提出資料として明確に理由書の提出が求められているのは、永住許可申請のみです。つまり、それ以外のビザ申請では理由書の提出は求められていません。

では、永住許可申請以外では、理由書は提出しなくてもよいのでしょうか?結論から言いますと、ほとんどのビザ申請で理由書は必要になります。

ビザの必要性を説明するのが「理由書」

ビザ申請は、入管のウェブサイトに公開されている提出資料だけ揃えて申請すればすんなりと許可になる申請ではありません。許可・不許可の判断に大きくかかわってくるのが、申請理由です。

「なぜビザ申請をするのか?」「ビザが必要な理由は何か?」「なぜこのタイミングでビザ申請をするのか?」などを書いて、そのビザの必要性を説明するわけです。

ビザ申請書の1枚目に「申請の理由」という項目はあるのですが、記入スペースがかなり少なく、とてもではありませんがビザ申請の理由を書ききることはできません。この申請理由欄には「別紙理由書参照」として、別に文書を添付することが一般的です。

理由書が必要なビザ申請

ビザ申請において重要な書類である理由書ですが、公式に提出書類として案内されていないため、どのような申請のときに提出するのがよいのかなど、明確な基準が存在しません。

実際にどんな場面で、どのような理由書が必要となるのかについてビザ申請の種類ごとにご説明します。

  • 新規ビザの場合
  • ビザ変更の場合
  • ビザ更新の場合

新規ビザの場合

新規のビザを申請する場合は、どのような種類のビザでもすべての申請で理由書は作成した方がよいです。

すでに日本でビザを取得して生活している人の場合、入管にビザ申請履歴が残っていますので日本での在留歴がある程度把握できます。しかし、新規で呼び寄せる場合は、その申請者に関する日本国内での情報は全くありません。つまり審査する側は、新規ビザ申請で提出される書類だけでその申請人のビザを許可にするか不許可にするかを判断するため、その審査がより細かく厳しいものとなることが予想されます。

理由書を作成することで、審査する側にビザの必要性を分かりやすく伝えることができ、許可取得に大きなプラスとなります。

新規の就労ビザで外国人を雇用する場合、新規の家族ビザで外国にいる家族を呼び寄せる場合のビザ申請については、特に理由書の作成が重要となります。

就労ビザで海外から外国人を雇用する理由、具体的な業務内容、学歴や職歴と業務の関係性、などを書きます。家族ビザの場合は、このタイミングで呼び寄せる理由、年齢の高いお子さんを呼ぶ場合は日本での生活設計なども書く必要があります。

ビザ変更の場合

ビザ変更の場合に関しても、ほとんどの申請において理由書は必須となります。これまでのビザから別のビザに変更しようとするわけですから、扱いとしては新規でビザを取得する場合とほぼ同じになります。そのため、ビザ変更で作成する理由書に書く内容も新規ビザに近い内容になります。

ビザを変更する理由、ビザを変更するに至った経緯、変更しようとしているビザに自分が該当する事の証明、などを丁寧に説明する必要があります。

留学ビザから就労ビザへの変更については、採用する企業が採用理由書を作成します。採用に至った経緯、具体的な業務内容、採用予定者の専攻と職務の関連性、などを理由書に書いていきます。

就労ビザから経営管理ビザへ変更する場合は、勤め人から経営者になるまでの経緯、これまでの職歴と事業の関連性、など審査する側が注目するポイントを中心に理由書を作成します。

ビザ更新の場合

新規ビザやビザ変更の場合と異なり、ビザ更新の場合は理由書を作成しなくてもよい場合もあります。前回のビザ更新時と申請内容に大きな変更がない場合(同じ会社で勤務しているなど)は、基本的な必要書類を提出すれば更新できる場合がほとんどです。

一方で、更新申請であっても、

  • 就労ビザで前回更新した後に転職した場合
  • 配偶者ビザで夫婦が同居していない場合
  • 経営管理ビザで業績が大幅に悪化した場合

など、前回の更新時と事情が変わってしまった場合のビザ更新申請では理由書は必要となります。

また、前回と事情が変わっていなくても、3年や5年といった長期間のビザを取得したい場合は理由書を作成した方が良いと考えられます。

ビザ更新時に転職している場合は、転職理由や経緯、転職先での業務内容などを理由書で説明します。ちなみに就労ビザで転職した場合は、理由書とは別に新しい勤務先に関する法人書類も提出する必要がありますので注意が必要です。

長期間のビザを希望する場合は、これまで公的義務を果たしていること(納税、入管への届出など)や、長期間日本で就労・在留して、経済的にも安定している点などを客観的な資料(納税証明書など)とあわせて説明することで、希望する期間のビザが取得できる可能性が高まります。

ビザ申請の理由書に関するアドバイス

このように、ほとんどのビザ申で理由書は必要書類となります。しかし、具体的にどのような内容を書いたらよいのかは、申請者の方それぞれの事情によって全く異なります。また、入管の審査するポイントを把握したうえで理由書を作成しないと、的外れな理由書となって逆効果となる恐れがあります。

しらき行政書士事務所では、これまで数多くのビザ申請に関わってきた経験から、申請ごとにどのような理由書が必要かといったアドバイスが可能です。ビザ申請における理由書の作成でお困りの方がいらっしゃいましたら、一度当事務所にご相談ください。

しらき行政書士事務所では、初回相談は無料で対応しておりますので、まずはお気軽にご相談ください。

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