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ビザ申請の理由書を作成するとき押さえておきたい3つのポイント

ビザ申請をする上で非常に重要なのが、申請の理由や事情を説明するための「理由書」の作成です。と言ってもこの理由書、入管庁のウェブサイトで提出書類として指示されている申請はほとんどありません。

申請書の1枚目に「申請理由」という項目があり、そこに理由を書くようになっていますが、20文字も書けば埋まってしまうくらいのスペースしかなく、細かい理由を書くには不十分なスペースです。

ビザ申請に理由書は必要なの?

ということで、ビザ申請の事情を説明するためには、別途理由書を作成することがほとんどの申請で必要となります。

しかし、入管側で指定した書類ではないため、形式や内容も特に指定がありません。そのため、理由書をどのように書いたらよいのか分からないという声もよく聞きます。

ここではビザ申請の許可に大きく影響すると言われる理由書について、その書き方や書くべき内容などを詳しく解説します。

ビザ申請で作成する理由書の書き方3つのポイント

①書式は自由

まず、ビザ申請の理由書に指定の様式はありません。自分の伝えたい内容を任意の様式で作成します。パソコンの文書作成ソフトで作成したものや、手書きで作成する場合が多いようです。

たまに聞くのが「手書きの理由書の方がビザの許可率が上がる」という噂ですが、都市伝説レベルの情報です。ビザ申請とは別に、日本国籍を取得するための「帰化申請」では「動機書」という理由書と同じような書類を提出することになっています。この動機書は申請者が自筆で書くというルールがあるため、その情報と混同されている可能性もあります。

理由書の書式に決まった形はありません。手書きであってもパソコン打ちであっても、審査する入管の審査官が読みやすい形で作成することが一番重要です。

②適切な分量で書く

理由書の分量、どれくらいの量が適切なのでしょうか?

理由書で説明する内容が複雑であれば分量が多くなるため、一概にどれくらいの量がよいかということは言えません。目安としては、文書作成ソフトで1~2枚程度、文字数で言えば1000~2000文字が目安になるかと思います。そこまで多くない分量だと思います。

この分量より短すぎると細かい事情が伝わらない可能性があります。審査する方からすると、ある程度詳しい事情が分からないと個別の事情を判断することが難しくなります。

短すぎるのもよくないですが、長すぎるのもダメです。想像してみてください。あなたがビザ申請をする審査官だとして、申請書類の中にA4用紙にびっしり書かれた理由書が5ページもあったらどう思いますか?それを見た瞬間に「量が多すぎる…」となることでしょう。

どうしても細かい説明を書いていると長くなってしまうことはあります。しかし、長すぎると読むほうもその量を見ただけでもげんなりしますし、実際に読むのも大変な作業です。

そうなると、理由書で書きたいことを詰め込みすぎて、結局自分が伝えたいことが伝わらないということになってしまうおそれがあります。

③内容は自分の言葉で

理由書で一番重要なのが、そこに書く内容です。ビザ更新時の理由書では、前回の申請時と状況が変わった理由、今はどんな状況で、今後どうする予定なのか、といった内容を書く必要があるかと思います。

ビザ変更時の理由書では、なぜこれまでのビザから変更しようと思ったのか、今のビザのままではダメな理由、新しいビザを取ることのメリット、などの項目が考えらます。書く内容が決まったら、その内容を「自分の言葉」で書いてください。これがとても大切です。

きれいな文章やうまい文章を書く必要はありません。どこかから引っ張ってきた文章や取ってつけたような文章ではダメです。審査する方はこれまで数多くの理由書を読んできているため、そういった「どこかで見た文章」では伝わりません。

重要なのは「あなたの事情」です。自分が思っていることや考えていることを「具体的に」書きましょう。どういった内容を書くのか、永住許可の申請理由書の場合を例に文章を書いてみます。

◆例文

①「永住を取れば、ビザの更新を心配しなくてもよくなり安心できます。」

②「永住を取れば、ビザの更新のことを心配しなくてよくなります。今の家族滞在ビザでは、夫(妻)の仕事がなくなってしまうと、日本にいられなくなります。実際、コロナ禍の影響で仕事を失いそうになり、その時は家族が日本で住み続けられなくなるかもしれないと、とても不安でした。」

①の文章では、ビザの更新で何が心配なのかが詳しく書いていないため、読む側に何を伝えたいのかがよく分かりません。②の文章では、実際にビザ更新で不安になる事態が自分の身に起きて、そのことでより安定した永住許可を取りたいと思っている、ということにつながります。

理由書を書くときには、自分の考えや思いを、自分の言葉で、実際のエピソードを交えて書くと、読む側に伝わりやすい文章になります。

ビザ申請の理由書作成が不安な方はご相談ください

以上が、ビザ申請で理由書を書くときのポイントです。

理由書というと、ついつい構えて書いてしまいがちですが、ポイントを押さえて書き進めてみると意外とすぐできてしまうものです。とはいえ、ビザの申請で重要な書類であるため、どうしても自分で作った理由書では心配だという方もいらっしゃると思います。

そんなときは、しらき行政書士事務所へご相談ください。当事務所では、これまで多くのビザ申請に携わってきており、そのほとんどの申請で理由書作成のお手伝いをしてきました。

どの申請の場合に理由書が必要なのか、理由書にはどういった内容を盛り込めばよいのか、といったことを、お客様からのヒアリングをもとにアドバイスいたします。また、理由書だけでなく、理由書の内容を裏付けるために一緒に提出した方がよい資料のアドバイスもしております。

ビザ申請で理由書がうまくかけない、そんなお悩みをお持ちの方はお気軽にお問い合わせください。しらき行政書士事務所では、初回相談無料サービスを行っておりますので安心してご相談ください。

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