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留学生を雇用する場合、いつビザ変更手続きをするの?

日本の学校で勉強した留学生を雇用したいと考える企業の方は多いと思います。日本語能力だけでなく、日本の学校で学んだことで日本の習慣や文化になじんでいる点は、海外から直接雇用する場合に比べて雇用しやすいかもしれません。

しかし、留学生を雇用する場合に注意しないといけないのが、ビザに関する手続きです。

留学生を雇用する場合はビザの変更時期が分かりにくい

留学生は留学ビザなので、そのままでは働けません。就労ビザへの変更が必要となります。しかし、この就労ビザへの変更は一筋縄ではいきません。

日本人の新卒採用の学生と一緒に4月から働いてもらおうと思うと、計画的にビザ変更申請を行わないといけません。

ここでは、留学生を雇用する際のビザ手続き関する流れをご紹介します。

留学ビザから就労ビザへ変更するタイミング

留学生を雇用する場合、入社日前までに就労ビザを取得する必要があります。ビザ申請には事前準備や入管側の審査などにある程度の期間が必要となりますので、そのタイムスケジュールを十分に把握しておかないと、入社式に間に合わないという事態が起こってしまいます。

具体例を挙げて考えてみます。

Aさん:

  • 2022年3月に日本の大学を卒業予定
  • 2022年4月より日本の企業で勤務開始予定

【Aさんのビザ変更スケジュール】

(1)ビザ申請準備(内定~2021年12月ごろ)

(2)ビザ変更申請を行う(2022年1月~2月ごろ)

(3)ビザ結果の受け取り(2022年3月ごろ)

(4)入社(2022年4月)

(1)ビザ申請準備(内定~2021年12月ごろ)

内定を出した後からビザに関する準備はスタートします。まずはビザ申請の準備を年末までにはしておきたいところです。

ビザ申請では申請人本人に関することが審査対象となりますが、就労ビザの場合は申請人が働く予定の企業も審査対象となります。会社の規模、事業内容、業績などが審査されます。就労ビザは「企業で働くこと」が大前提のビザですので、その勤務先が不安定な状況ですと「申請人が継続して勤務できない」と判断されてビザが下りないということもあります。

企業が準備する書類としては、法人登記簿謄本、会社案内、決算書類、雇用条件通知書、申請人が担当する業務に関する資料などです。雇用する側の企業規模によって提出書類が省略できる場合があります。

あと、入管のウェブサイトには必要書類となっていませんが、「採用理由書」は作成した方がよいでしょう。採用の経緯や実際に申請人が行う予定の業務を詳しく説明するものです。

申請人側で準備するものは、在留カード、パスポート、学校の成績証明、卒業見込み証明などです。ビザ申請時点ではまだ学校を卒業していませんので、卒業見込み証明書を提出し、3月には卒業できること前提にビザ申請が行えます。

(2)ビザ申請を行う(2022年1月~2月ごろ)

ビザ申請書類の準備ができたらビザ申請を行います。留学ビザから就労ビザへの変更申請の場合、申請先の出入国在留管理局によって申請受付開始時期が異なります。

東京、大阪などの都市圏では12月から受け付けています。四国の高松入管の場合は、1月に入ってからの受け付けてくれるようです。念のため提出先の入管にいつから受け付けてもらえるかを確認しておきましょう。

ビザ変更申請の場合、結果出るまでの標準処理期間は「2週間~1か月」となっていますが、都市圏ではこれ以上かかることが多いようです。ちなみに高松入管ではほとんどがこの標準処理期間内に処理されています。

注意しておきたいのが、ビザ申請は留学生本人が行うということです。勤務予定先の会社側で代わりに手続きすることはできません。ただ、ビザ申請には会社の決算書類などの重要書類も提出することになり、それを留学生に渡すのは難しいかと思います。

そのため、一般的には留学生と会社の採用担当の方が一緒に入管に出向いて、申請窓口で本人用書類と会社書類をそれぞれ提出することが多いようです。

(3)ビザ結果の受け取り(2022年3月ごろ)

ビザ変更申請後、2週間~1か月(それ以上の場合もあり)で結果が出ます。結果は通知ハガキが届くのですが、そのハガキには「許可」という文字はありません。

ただ、ハガキの文面をよく読めば「新しい在留カードを受け取りに来てください」という意味が書かれていますのでご安心ください。ちなみに不許可の場合は、不許可通知が封書で届くか直接入管に呼び出されるかのいずれかになります。

ハガキを持って申請先の入管に行くのは学校を卒業した後になります。ビザ変更の要件は大学や短期大学、専門学校の卒業ですので、卒業証書をもらうまでは就労ビザに変更できません。

そのため、留学生の場合、就労ビザの受取時に卒業証書の原本を持参する必要があります。それをもって正式に就労ビザに変更ができます。

(4)入社(2022年4月)

無事に就労ビザを取得した後は、他の新入社員と一緒に入社し、就労ビザで許可を受けた業務に従事することになります。

就労ビザ取得後に注意する点はビザ更新手続きです。就労ビザには有効期間があり、留学ビザから就労ビザに変更する場合は多くの場合で1年の許可になります。

ビザの有効期間が満了する前にビザ更新手続きをしないとオーバーステイになってしまいます。ビザ更新は有効期間の3か月前から申請可能ですので、余裕を持った更新手続きを心がけましょう。

留学生を雇用する場合、計画的なビザ変更申請が重要です

ここでご紹介したとおり、ビザ申請の流れ一つとっても、時期によってすべきことをしていないと、4月入社に間に合わないことになります。さらに、申請時に会社書類の提出が必要なため、会社側の担当者も入管に出向く必要があるなど、なかなか煩雑な手続きです。

また、ここでは記載を省きましたが、ビザ変更申請は申請したからといって必ず許可となるわけではありません。自社で申請して、不許可となってしまうと予定通り入社できないうえ、留学生が日本にいられなくなる可能性もあります。

留学生雇用について、専門家の支援を活用する方法もあります

このような複雑な手続きは専門家に任せてみてはいかがでしょう?しらき行政書士事務所では、留学ビザから就労ビザの申請を数多くお手伝いしてきました。

当事務所にご依頼いただく大きなメリットが、ビザ申請から受取まで全てを丸投げできるということです。そのため、申請人の方も企業の担当者の方も入管に出向く必要がなく、機密性の高い書類の取り扱いについても心配しなくて済みます。

申請のタイミングや準備すべき書類、注意すべきポイントなどのアドバイスもいたしますので、ビザ申請に煩わされる心配はございません。

しらき行政書士事務所のサービス内容を確認いただいた上でご判断いただけるよう、当事務所では初回無料相談をおこなっております。留学生雇用に関するビザ手続きでお困りの方は、お気軽にご相談ください。

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