外国人の雇用やビザの申請でお困りでしょうか
手続きに詳しい行政書士がサポートいたします

これから外国人を雇う会社の担当者様へ

  • 外国人の雇用って何から手を付けたらいいの?
  • どんな業務で雇用できるの?
  • 働ける業種も関係あるの?
  • うちの規模で外国人は雇えるの?
  • 4月から働いてもらうにはいつから準備するの?
  • どんな書類が必要なの?
  • 日本語があまり通じないの?

外国人を雇う時、何となく仕事内容の制限やビザ(在留資格)が関係あると聞いたことはあるけど、細かいところは分からないという事がありますよね?

いざ外国人を雇用しようと思ったけど、具体的に何をしたらよいか分からないから、結局採用を見送ったなんてこともあるかと思います。

①外国人を初めて雇用する際の疑問点やお困り事

日本時の場合と異なり、外国人を雇用するためには様々な守るべきルールがあります。当然、労働条件や給与、社会保険など、日本人と全く同じ手続きというものもあります。一方で、外国人特有のルールがあります。それが【在留資格】です。

活動内容に見合った在留資格が必要

日本で長期(3か月以上)にわたり滞在する場合、その活動内容に見合った【在留資格】を持っていないといけません。一般的には【ビザ】と呼ばれています。厳密には【在留資格】と【ビザ】は別の意味なのですが、ここでは【在留資格】=【ビザ】で話を進めます。

例えば、日本語学校や大学で勉強する場合、【留学】の在留資格が必要です。働くための在留資格は、その職種によってさまざまに分かれます。外国料理店の調理師なら【技能】、IT技術者や通訳翻訳業務であれば【技術・人文知識・国際業務】、小学校で語学を教える場合は【教育】といったように、その業務内容や勤務先などで細かく分類されます。そして、原則としてその在留資格で定められた活動しかできません。

つまり、日本の大学で勉強していた人が、大学卒業後に通訳・翻訳業務で企業に就職する場合、【留学】の在留資格から【技術・人文知識・国際業務】に変更しないといけません。そして、通訳・翻訳業務を行うための細かい要件を満たしていないとその変更が許可されず、日本に滞在できなくなってしまう可能性があります。

このように、在留資格のルールをしっかり守った上で雇用しないと、本人だけでなく雇用主も罰せられてしまうことがあります。

うちで外国人を雇用するのは難しそう!?

この話をすると「やっぱりうちで外国人を雇用するのは難しそう…」という声が聞こえてきそうです。皆さんのご心配はごもっともです。といいますのも、この在留資格に関する手続きは専門家である行政書士にとっても少し特殊な分野の業務なのです。その大きな理由が、「申請の不許可率が圧倒的に高い」という事です。

行政書士の代表的な業務には、車庫証明、建設業許可、飲食店営業許可などの申請手続きがありますが、これらの申請は細かく決められた要件を満たしていれば、不許可となることはほぼありません。

一方で、在留資格に係る業務については、申請先である出入国在留管理庁から一定の要件は提示されていますが、「これをこうすれば許可になる」という細かい要件は提示されていません。そのため、同じ会社で、同じ時期に、同じような条件で採用した外国人について申請した結果、一人は許可となり、もう一人は不許可となる、という事も起こります。

そして、なぜ不許可になったのかという理由も細かくは教えてくれません。このような業務の特殊性から、外国人の在留資格に係る業務は一切取り扱わないという行政書士も多くいます。資格者にとっても複雑な業務なわけですから、普段手続きを行わない一般の方がしり込みするのも無理ありません。

絶対に不許可にならないように申請したいが……

ここまでの内容を聞いて、「外国人雇用は大変そう…」「絶対に不許可にならないように申請したい」と思われている方も多いと思います。そして「不許可にならないように専門家にお願いしたいけど、許可の経験が豊富な人はどうやって探すの?」「こういう手続きを専門にしている人は東京や大阪の都市圏にしかいないんでしょ?」「四国みたいな地方では頼れる人がいないんじゃない?」というお声も聞こえてきそうです。

実際、日本に在留する外国人の数は大都市圏に集中しています。令和2年6月のデータによると、全国の在留外国人数が約288万人、そのうち上位5都府県(東京都、愛知県、大阪府、神奈川県、埼玉県)に全体の53%の外国人が居住しています。

そして、外国人が多く住んでいる地域に専門の行政書士が多くなる傾向があります。これは、行政書士が外国人本人の代わりに在留資格の申請を行う場合、申請人である外国人の居住地を管轄する出入国管理局に、行政書士本人が出向かないといけないというルールがあることが大きな要因です。

②しらき行政書士事務所の在留資格の申請実績

では、四国ではどうでしょうか?同じく令和2年6月のデータでは、四国4県の在留外国人総数が約4万人、全体のわずか1.4%程度です。

このように外国人の絶対数が少ない四国において、在留資格の業務を専門に取り扱う行政書士は限られてきます。そのような中でも、当事務所は四国では数少ない外国人の在留資格申請を専門に行っている行政書士事務所です。

許可事例(1)

  • 変更申請(留学→技術・人文知識・国際業務) 
  • 国籍:アジア圏
  • 勤務予定地:四国  
  • 業種:菓子製造・土産物販売  
  • 職務内容:通訳・企画業務

短期大学卒業者の新卒採用。申請から雇用までの期間が短く、通常1月以上かかる審査を短縮するため、可能な限り補足資料を提出し、雇用開始前の在留資格変更許可となる。

許可事例(2)

  • 変更申請(留学→技術・人文知識・国際業務) 
  • 国籍:アジア圏
  • 勤務予定地:関東  
  • 業種:水産加工業  
  • 職務内容:通訳・労務管理

母国大学卒業後、日本語学校卒業者の採用。一度自社で申請を行うも、職務内容が在留資格に外といせずに不許可となる。不許可となった提出書類を基に、その理由を精査。担当する業務についてより具体的な説明を行うとともに、自社で申請した際には提出していなかった補足資料を追加で提出し、無事に許可。

許可事例(3)

  • 新規申請(技術・人文知識・国際業務) 
  • 国籍:北米圏
  • 勤務予定地:四国  
  • 業種:IT関連  
  • 業務内容:プログラマー

海外在住のITエンジニアの新規採用。一般的な要件である「大学卒業」を満たしていなかったため、もう一つの要件である「実務経験10年以上」で申請。過去の職歴だけでは10年以上の要件を満たさなかったため、高校での専門課程履修を実務経験に算入できるように、履修科目のシラバスを翻訳した資料を提出し、無事に許可。

許可事例(4)

  • 更新申請(技術・人文知識・国際業務) 
  • 国籍:アジア圏
  • 勤務予定地:岡山県  
  • 業種:宿泊業  
  • 職務内容:通訳・フロント業務

業務内容は同じだが、転職した先での初めての更新申請。雇用主が個人事業者であったため、事業の安定性について重点的に説明。また、転職までに空白期間が数か月あったため、その経緯を詳細に説明し、無事に許可。

③外国人雇用の具体的な手続き

さて、在留資格の概要はこのくらいにして、外国人を新たに雇用する場合についてお話したいと思います。私もいろいろと外国人の雇用に関わってきましたが、手続きのケースで多いものが次の2つのケースです。

①外国にいる外国人を呼び寄せて雇用したい
②日本に留学で来ている外国人を卒業後に雇用したい

①の場合は、外国の大学を卒業した若しくは外国で実務経験のある外国人を採用するための手続きになります。②の場合は、日本人の学生さんと同じく新卒採用での手続きです。

それぞれの手続きの流れを図で見てみます。まずは①外国にいる外国人を呼び寄せて雇用する場合の流れを説明します。

1.外国にいる外国人を呼び寄せて雇用する場合

大きなポイントしては、採用=入国という流れではありません。採用決定後に会社の所在地を管轄する出入国在留管理局(入管)に申請をして、許可をもらう必要があります。その申請に会社側が準備する書類と外国人本人が準備する書類があります。詳しい書類については後ほど説明します。

申請が無事に許可となり、「在留資格認定証明書」が発行されても、まだ手続きがあります。認定証明書を本国にいる外国人に送ります。そして、現地の日本の在外公館(大使館・領事館)でビザ(査証)の申請を行います。国内で許可が出ても、本国の在外公館の審査で査証が発給されないという事もあるので注意が必要です。

ビザが無事に発給されると、いよいよ来日です。最後の関門が日本の空港での上陸審査です。ここでは、認定証明書、査証、その他の要素を総合的に審査して、OKとなれば晴れて日本へ上陸でき、その後就労が可能となります。

このように、外国にいる外国人を呼び寄せる場合、採用決定から来日するまでに様々な手続きがあり、早くて3か月程度の期間を要します。

次に、2.日本に留学で来ている外国人を採用するケースです。

2.日本に留学で来ている外国人を採用するケース

前に説明した外国人から直接呼び寄せるケースと大きく異なるのが、手続きの少なさです。①のケースでは、まったくゼロの状態から在留資格を申請する手続きという、いわゆる新規の手続きであるため、様々な審査がひつようになります。一方で、②のケースは、既に日本に在留していて「留学」という資格から、「技術・人文知識・国際業務」などの就労系の資格に変更する手続きです。つまり、すでに「留学」の資格を取得する際に色々審査が終わっているため、別の資格に変えるときはある程度手続きが簡素化されるということです。

流れとして、内定後に出入国在留管理局に申請するまでは1.と同じです。ちなみに、申請する窓口は申請人の住所を管轄する出入国在留管理局になります。例えば、東京都の大学に通っている留学生が香川県の会社で働く場合、申請時点の住所地である東京都を管轄する出入国在留管理局で申請します。

申請の種類は在留資格変更申請です。留学から就労系の資格に変える手続きです。審査機関は2週間~1か月と、これも1.の1~3か月よりも短くなります。無事に変更許可が出ると、資格の変わった新しいカードが発行され、そのまま就労可能となります。このように、②のケースですと、早ければ申請して1か月以内で手続きが全て終わりますし、許可後すぐに就労可能となります。

以上が大まかな流れですが、一番重要な部分は審査基準や具体的な審査のポイントです。いくら優秀な人材であっても、許可がもらえない事には働くことができませんからね。ということで、入管においてどういったポイントで審査されるかを5つのポイントで紹介します。

主な審査ポイント5項目

主な審査ポイント5項目
①外国人が行う業務の内容、業務量
②外国人の学歴や職歴と業務内容の関連性
③本人の素行
④勤務予定先の企業規模や安定性、継続性
⑤外国人の待遇

①外国人が行う業務の内容、業務量

まず①ですが、外国人はできる業務が決まっています。その人の知識や経験を生かした専門的な業務しかできません。例を挙げると、理系の場合はプログラマー、研究開発、技術営業、文系の場合は通訳・翻訳、貿易事務、労務管理などが代表的な職種です。一方で、工事現場での作業や清掃作業、飲食店等での接客や製造ラインでの作業等、いわゆる単純労働はできません。業務内容に加えて、実際にどれくらいの業務量があるのかも審査の対象となります。例えば、従業員が3人しかいない会社で、労務管理業務、海外取引がほとんどない会社での通訳・翻訳業務など、明らかに業務量が見込めない場合は不許可になる可能性が高くなります。

②外国人の学歴や職歴と業務内容の関連性

②については、外国人の雇用には学歴若しくは職歴で一定の要件が求められます。学歴の場合は大卒(短大含む)若しくは日本の専門学校卒が要件となり、職歴の場合は、職種によって3年や10年などが要件となります。

まずは学歴要件を満たしたうえで、専攻学科と職種の関連性も必要になります。例えば、文学部国文学科を卒業してシステムエンジニアとして採用することは非常に難しいという事になります。しかし、大卒(短大含む)の場合は、比較的専攻と職種の関連性は幅広く解釈しもらえるケースがあり、実際私が申請したケースですと、会計学専攻でホテルフロント業務、デザイン専攻でITエンジニア、といった許可事例もあります。これとは反対に、日本の専門学校卒の場合ですと、専攻と職種の関連性をかなり厳しく判断されます。入管が不許可事例を公表しているのですが、その中において国際ビジネス学科卒で不動産営業管理が不許可事例として挙げられています。一見すると関連性がありそうですが、学科名だけでなく実際に履修した科目まで細かく審査した上で、その業務内容とは関連性が無いと判断されたようです。これは、大学は、学術的・理論的な学問を学ぶことに加えて幅広い教養を身につけるための教育機関という位置づけです。一方で、専門学校はある特定の職業に必要とされる知識や技術を習得するための教育機関という点で、よりその専門性を厳しく審査されるということです。

③本人の素行

次に③ですが、これは外国人本人の素行についてです。素行不良と判断されると不許可になってしまうのですが、留学生の場合最も多いのがアルバイトの時間オーバーです。留学の資格は本来就労不可なのですが、「資格外活動許可」を申請して許可されれば、週28時間までならアルバイトができます。この時間内であれば問題になりませんが、その時間をオーバーして働いている場合、ほぼ不許可となります。その他には、スピード違反は駐車違反等も審査に影響するため注意が必要となります。

④勤務予定先の企業規模や安定性、継続性

④については、受入先の企業に対する審査になります。入管で申請する際、勤務先の企業規模によって4つにカテゴリー分けされます。

①カテゴリー1:上場企業、地方公共団体など
②カテゴリー2:源泉徴収税額1000万円以上の企業
③カテゴリー3:源泉徴収税額1000万円未満の企業
④カテゴリー4:新規設立企業など

このカテゴリー分けで大きく異なるのが、申請時に提出する書類の数です。カテゴリー1及び2の企業の場合、原則申請書などの基本的な書類のみで受け付けてもらえます。一方でカテゴリー3や4の企業の場合、基本的な書類に加え、企業の決算書や事業内容説明書、雇用契約書などの書類が必要となります。外国人本人だけでなく、雇用する側の企業も審査されるという点も意識して申請する必要があります。

⑤外国人の待遇

⑤の待遇については、同条件の日本人と比較して同等以上の報酬を支払うという事が求められます。仮に大卒の日本人が初任給20万円の会社で、同じ条件の外国人が17万円となると、間違いなく不許可になります。日本人にはない部分(言語能力、国際感覚など)を評価した上での採用のはずなので、必然的に報酬は日本人と同等以上になります。

申請書類について

外国人雇用について注意すべき点などを見てきましたが、実際にどういう書類を準備するのかをここでは説明します。申請に際しては、外国人本人が準備するものと雇用先の会社が準備する書類があります。ここで紹介するケースは、日本に留学している外国人が、「留学」から「技術・人文知識・国際業務」の資格に変更する手続きを例に、手続きで必要な書類について紹介します。以下の書類は、出入国在留管理庁で公表されているものをベースにして書いています。

共通書類(すべてのカテゴリーで必要な書類)
1 在留資格変更許可申請書 1通
2 写真(縦4cm×横3cm) 1葉
3 パスポート及び在留カード(提示)
4 カテゴリーのいずれかに該当することを証明する文書
5 専門学校の卒業を証明する文書

1 在留資格変更許可申請書 1通

・申請者本人に関する情報を記入するページと雇用企業に関する情報を記入するページがあります。本人からパスポートや在留カードのコピー、履歴書などを預かって企業側で記入することが多いです。本人の署名が必要になります。

2 写真(縦4cm×横3cm) 1葉

・申請前3か月以内に撮影された写真です。いわゆる証明写真です。

3 パスポート及び在留カード(提示)

・これは、申請時に原本を入管で提示します。申請受付後にすぐ返却してもらえます。ちなみに、申請を受け付けた後、在留カードの裏に右下に「在留資格変更申請中」のスタンプが押されます。

4 カテゴリーのいずれかに該当することを証明する文書

・雇用企業がどのカテゴリーに該当するかを裏付ける書類です。カテゴリー1の場合は、四季報の写しや公的機関であることの証明書類を提出します。カテゴリー2、3の場合は、前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の写しを提出し、そこに記載のある源泉徴収税額に応じてカテゴリー分けがなされます。

5 専門学校の卒業を証明する文書

・専門学校卒の場合は、カテゴリーに関わらず、その卒業を証明する書類が必要となります。まだ在学中の場合は、卒業見込証明書を提出します。

上記の1~5までの書類は、雇用企業がどのカテゴリーであっても必要な書類となります。

カテゴリー3、4の企業に必要な書類
6 雇用契約書もしくは労働条件通知書
7 申請人の学歴及び職歴その他経歴等を証明する文書
8 登記事項証明書
9 事業内容を明らかにする資料
10    直近の年度の決算文書の写し

6 雇用契約書もしくは労働条件通知書

・外国人が企業に就職することが確実であることを確認するための書類です。業務内容や就業開始時期、報酬額等が審査要件に合致しているかも確認されます。

7 申請人の学歴及び職歴その他経歴等を証明する文書

・新卒の場合は、学校の卒業証明書と成績証明書になります。申請時点で在学中の場合は、卒業見込証明書を提出します。なお、専門学校生の場合は、5と同じものですので不要です。

8 登記事項証明書

・雇用予定企業の法人登記簿謄本です。個人事業者の場合は提出不要です。

9 事業内容を明らかにする資料

・雇用予定企業の事業内容が分かる資料になります。入管のHPには「勤務先等の沿革、役員、組織、事業内容(主要取引先と取引実績を含む)等が詳細に記載された案内書」とありますが、会社案内等のパンフレットやWebサイトを印刷して提出すれば大丈夫です。

パンフレットもWebサイトもない場合は、Word等で上記の項目について自由様式で作成して提出します。

10    直近の年度の決算文書の写し

・会社の事業状況や安定性を審査するために提出が要求される書類です。具体的に提出するものとしては、①貸借対照表、②損益計算書、③販売費及び一般管理費内訳書、④株主資本等変動計算書、⑤個別注記表、の5点です。

カテゴリー4の企業に必要な書類
10 直近の年度の決算文書の写し。新規事業の場合は事業計画書 
11 前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表を提出できない理由を明らかにする資料

10 直近の年度の決算文書の写し。新規事業の場合は事業計画書 

・カテゴリー4に該当する企業は、設立間もない企業がほとんどなので、決算未到来の事が多く、決算書が出せない場合は事業計画書を提出します。事業計画書に加え、申請時点までの売上や損益状況利益が分かる書類も提出することをお勧めします。

11 前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表を提出できない理由を明らかにする資料

・本来であれば【共通書類】4で提出する書類ですが、新規設立企業の場合は提出できない場合があります。その代わりに給与支払事務所等の開設届出書の写しや開業届の写しなど、新規設立企業であることを証明する資料を提出します。

以上が、出入国在留管理庁が公表している必要書類です。一般的に、役所に申請する手続きの場合、公表されている書類だけ提出していれば問題なく許可になります。しかし、外国人の在留申請に関しましては、審査側の裁量が幅広い申請のため、不許可となることが非常に多い申請です。そのため、確実に許可を取得するには、公表されている資料以外で補足資料を提出することが必須となります。以下に私の経験から必要と思われる資料を紹介します。

補足資料
A 採用理由書
B 業務に関する説明資料
C 申請人の資格証の写し

A 採用理由書

・審査の5つのポイントのところでも述べましたが、業務内容や業務量、学歴と業務内容の関連性が重要な要素となります。しかし、入管が要求している書類の中にはそこを詳細に説明する文書はないため、こちらから積極的に説明しないと審査官には伝わりません。この採用理由書に記載する内容は「採用に至った経緯」「担当する業務内容・業務量」「業務と学歴の関連性」「外国人材の必要性」等になります。

B 業務に関する説明資料

・採用理由書に記載した業務内容に関する説明を補足する資料として、実際に行う業務に関する資料があれば添付します。例えば、採用から数年後のキャリアパスについての資料や、実際に行う業務のフロー図・図説など、具体的にどういう仕事をするのかが分かる資料があると、審査官に伝わりやすくなります。

C 申請人の資格証の写し

・申請人が担当する業務に関して、資格を持っている場合は添付した方が良いでしょう。一般的には日本語能力試験の合格証で、特にN2、N1のレベルであれば高く評価されます。母国で取得した資格であっても、業務に関連する資格の場合は提出した方が良いでしょう。

申請の流れ

上記の書類をすべて準備したら、外国人の居住地を管轄する入管に申請します。

申請時は外国人本人が出頭し、パスポートと在留カードの提示が必要となります。会社の決算書類等の重要書類を提出するため、申請時には本人と企業の人事担当者が一緒に入管に申請に行くことが一般的なようです。

なお、申請取次資格を有する行政書士に依頼された場合は、本人出頭が免除されるため、申請から受け取りまで行政書士のみで完結します。

具体的な新卒採用者の在留資格変更スケジュールとしては以下のとおりです。

①申請:12~1月
②結果通知:2~3月
③結果受取:3月
④就労開始:4月

①申請

①申請は、新卒者の在留資格変更申請場合、年末ごろから受付開始となりますので、それまでに書類を準備しておきます。入管が公表している審査期間は2週間~1か月ですが、年度末は申請が込み合うためそれ以上かかることも考えられます。そのため、可能であれば早めに申請しておくことをお勧めします。

ちなみに、申請が受理されると、このような受付票が発行されます。

申請状況の確認等をする際に申請番号が必要になりますし、許可時にはこの受付票も一緒に渡さないといけないので、大切に保管しておいてください。

②結果通知

②結果通知についてですか、以下のようなハガキで来ます。

よく見ると、文面のどこにも「許可」の文字はありません。そのまま読むと、結果は直接受け取りに行かないと分からないと取れるので、「許可になってるのかしら?」と心配になると思います。でも、ご安心ください。ハガキ下の「在留資格変更4000円」という箇所が赤く書かれています。これは許可という意味です。

許可時には、①パスポート、②在留カード、③収入印紙4000円、④申請受理票、⑤ハガキの5点が必要です。

写真では、その下に⑥卒業証明書とありますが、これは新卒者のみに必要な書類です。審査結果は許可となりましたが、結果が出た時点ではまだ在学中のため資格変更はできません。資格変更が可能となる卒業まで待つことになります。

③結果受取

正式に卒業後、入管に必要な書類を持参すると、新しい資格のカードを発行してもらえます。古いカードはパンチで穴をあけられて返却されます。

④就労開始

結果受取後は、留学から就労資格に変更されたため、働くことができます。

以上が、新卒外国人の在留資格の取得までの流れです。この流れに沿って手続きしていただければ、比較的容易に申請できると思います。

しかし「初めてで色々心配だ…」「許可になるかどうか事前に分からないと採用に踏み切れない…」「不許可になったらどうしよう…」といったご心配もあるかと思います。

そんなときはお気軽にお問い合わせください。頂いた情報をもとにアドバイスをさせていただきます。初回相談は30分無料対応ですので、気兼ねなく色々とお聞きください!

④四国で在留資格の申請をする場合の窓口

名称

住所

管轄

連絡先

高松出入国

在留管理局

760-0033

香川県高松市丸の内1-1

高松法務合同庁舎8階

香川県、徳島県、

愛媛県、高知県

087-822-5851

小松島出張所

773-0001

徳島県小松島市小松島町外開1-11 小松島みなと合同庁舎

徳島県、香川県、

高知県

0885-32-1530

松山出張所

790-0066

愛媛県松山市宮田町188-6

松山地方合同庁舎1階

愛媛県、高知県

089-932-0895

高知出張所

780-0850

高知県高知市丸ノ内1-4-1

高知法務総合庁舎1階

高知県、徳島県

088-871-7030

※申請受付は9~12時、13~16時です。

※電話の問い合わせは、8時30分~17時15分です。

外国人雇用やビザの申請に関するご相談
  • 初回相談は無料です、お気軽にお問い合わせください。
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